浙江省档案馆档案资料利用办法

維基文庫,自由的圖書館
跳到导航 跳到搜索
浙江省档案馆档案资料利用办法
制定机关:浙江省档案局

第一条  为大力开发档案信息资源,规范档案资料利用行为,根据《中华人民共和国档案法》《浙江省实施〈档案法〉办法》《浙江省国家档案馆管理办法》以及档案利用的有关规定,结合浙江省档案馆(以下简称本馆)实际,特制定本办法。

第二条  本办法所称的利用是指对档案资料的查阅、复制、外借和公布。

第三条  本馆保存的档案,一般自形成之日起满30年向社会开放(以下称“开放档案”)。对于未满30年的档案,经鉴定可以向社会开放的也属开放档案。已满30年,但尚未完成开放鉴定工作的档案,或内容涉及党和国家秘密、商业秘密、个人隐私等不宜开放的档案,本馆控制利用(以下称“未开放档案”)。

第四条  查阅利用本馆档案应在本馆阅览场所内进行,查阅档案须履行利用登记手续,如实填写《调阅档案登记表》,签署《查档利用承诺书》,领取电子阅览室的登录账号与密码。

我国公民和组织可持介绍信或者工作证、身份证等合法证明,直接到本馆查阅开放档案。

港澳台同胞和华侨如查本人及其亲属历史证明,须持本人有效身份证件到本馆查阅;如查阅其他开放档案,须经国内有关主管部门介绍或向本馆申请,经本馆同意,方可查阅。

外国人或者外国组织须经我国有关主管部门介绍或向本馆申请,经本馆同意后,方可查阅开放档案。

第五条  利用者可登录电子阅览室检索开放档案目录、查阅开放档案数字化全文;也可先手工检索开放档案目录,后登录电子阅览室查阅开放档案数字化全文。

经缩微或数字化处理后的档案,原件一般不再提供利用。利用者可在缩微阅读器或计算机上阅览、利用档案。利用者应爱护设备,不得损坏缩微胶片,不得修改、破坏电子档案,不得擅自下载、截屏和拍照。

尚未有数字化全文的,则根据利用者申请提供纸质档案查阅。提供纸质档案查阅时,应逐卷逐件逐页清点,做好交接记录。查阅时,应爱护档案,不得涂改、圈划、剪裁、折叠和拆卷,不得擅自复印、拍照,不得擅自与无关人员交换阅览。如查阅1949年以前形成的档案资料,以及其他珍贵档案资料,则应按要求戴上手套。

第六条  机关、团体、企事业单位和其他组织以及我国公民须持单位介绍信,经本馆同意,方可利用本馆保存的未开放档案,必要时还须经档案移交单位同意。法律、法规另有规定的,按有关规定办理。

查阅下列内容的档案,须履行必要的利用手续:

1.查阅省委常委会、省政府常务会议记录、会议纪要(已公开的除外)、省主要领导的照片、批示、文稿等,须经省委、省政府秘书长审批同意。查阅省委、省政府重要档案须经本馆分管领导审批同意,必要时报请省委办公厅、省政府办公厅审批。

2.查阅省直各部、委、办、局的会议记录,须持移交单位介绍信,其中查阅党组(党委)会议记录,须持移交单位党组(党委)介绍信或单位介绍信加盖党组(党委)章,并经党组(党委)书记签字同意,由两名单位工作人员(中共党员)查阅。

3.查阅组织人事、纪检监察档案,需持单位组织(人事)、纪检监察部门介绍信,并经本馆同意。

(1)查阅干部档案,按照《干部档案工作条例》有关规定,须持《查阅干部档案介绍信》并经其单位分管领导签字同意,由两名工作人员(中共党员)前来查阅,一般情况下仅提供该干部个人履历表等信息。个人不得查阅本人及其亲属的干部档案。

(2)查阅纪检监察档案,按照《纪检监察工作案件档案管理办法》有关规定,须持单位介绍信和本人有效证件,并经其单位分管领导审批后方可查阅。

4.查阅捐赠档案,须经过捐赠人同意,提交捐赠人委托书及《捐赠证书》复印件后方可查阅。捐赠人与本馆有利用方面的约定,按约定办理。

5.本馆寄存档案按寄存人与本馆的约定办理,一般不向寄存人以外的单位、个人提供利用。

6.档案移交单位对其移交进馆档案有利用限制的,按照档案移交单位与本馆商定的利用办法办理。

7.查阅涉密档案,包括目前仍未解密,或已解密不公开的档案,需凭档案移交单位或其上级主管单位介绍信,开列查阅涉密档案内容、目的,方可查阅。必要时,须经本馆分管领导审批同意。凡档案资料内标明“内部资料注意保密”或相似内容的,参照涉密档案办理。

8.其他需合理控制使用范围的重要档案,需经本馆分管领导审批同意方可查阅,必要时需经档案移交单位审批同意。

9.我国公民凭本人身份证等有效证件即可查阅本人的学历、荣誉、任职、招工调动等历史证明,以及政策法规文件。

第七条  利用者可通过信函、电话、传真、电子邮件、网络咨询等形式向本馆提出查档申请,写明需查阅档案的目的、内容、范围和要求,本馆将在受理后的3个工作日内回复。

利用者可登录本馆网站和其他共享平台,查阅、利用本馆已公布的档案资料信息。

利用者可致电、致函本馆咨询档案查阅手续、程序和要求。

第八条  利用者可凭有效身份证件查阅查档大厅内的开架资料,也可登录电子阅览室检索资料目录,并提交所需资料的编号或书名,由工作人员为利用者调阅。

第九条  利用者需要复制档案资料,须填写《复制申请表》,逐份填写档号、档案资料名称及其起止页码,经本馆同意后由工作人员负责办理。重要档案的复制,必要时还需经档案移交单位审核同意。

明清及民国档案、革命历史档案、新中国成立初期的档案,以及珍贵资料一般不提供原件复印、拍照,原件仅提供给利用者摘抄;因展览、出版等特殊利用要求,原件需要复印、拍照的,需经本馆分管领导审批同意。其他新中国成立后档案可根据利用者申请,提供少量原件复印、拍照,每天复印、拍照总页数一般不超过20页。

凡有数字化全文的,可根据利用者申请,提供少量图像打印,每天打印总页数一般不超过20页。

文件草稿、文件底稿(无正本的除外)、领导讲话稿、上级机关制发的文件、解密开放的文件等一般不提供复印、打印、拍照。

机关单位因编史修志、宣传教育等特殊需要,要求大批量复制档案的,需事先向本馆提出申请,经本馆审核同意,签订协议书后,方可复制。

第十条  馆藏涉密档案一般不提供复印、摘抄。确因工作需要要求复印、摘抄的,须经档案移交单位或其上级主管单位同意。

复印、摘抄涉密档案,须填写《浙江省档案馆涉密档案复印、摘抄申请表》,且须使用“浙江省档案馆摘抄档案、资料专用纸”摘抄涉密档案。仍未解密或解密不公开档案的复印件、摘抄件须交利用单位档案室保存,并按涉密档案的密级、保密期限和知悉范围严格管理。

第十一条  凡从本馆复制的档案,均需要加盖本馆复制版权章或水印。其中未开放档案的复制件,利用单位应严格管理,交单位档案室统一保存或处理。

第十二条  本馆可根据利用者的申请,按文件正本记载的相关内容出具档案证明,加盖本馆复制章、浙江省档案馆材料证明章,并注明材料出处。

第十三条  本馆馆藏档案资料一般不外借。

档案移交单位确因工作需要外借档案的,经本馆分管领导审批同意后,一般提供档案的数字化成果,由档案移交单位档案员到本馆办理相关交接手续。

档案移交单位确因涉及公共安全、纪检监察、巡视、审计等特殊事项需外借档案原件的,经档案移交单位和本馆分管领导审批同意后,由档案移交单位档案员负责办理档案原件外借手续,并负责外借档案的续借、保密、保护及归还工作。

第十四条  本馆依法拥有馆藏档案的公布权。利用者未经本馆同意不得以任何形式擅自公布。利用者如需要以展览、出版、播放等形式公布档案,需向本馆提出书面申请,经本馆分管领导审批同意后方可公布。所有用于公布的档案复制件均须加盖浙江省档案馆复制章或水印,并应在显著位置注明原件存浙江省档案馆。  

第十五条  利用者摘抄、复制的开放档案,如不违反国家有关规定,可以在研究著述中引用,但不得擅自以任何形式公布。利用者在著述中节引档案内容,均应注明档案的收藏单位和档号。鼓励利用者向本馆赠送利用本馆开放档案撰写的著述和其他研究成果,反馈利用本馆档案所获取的重大利用效果。

第十六条  本馆可根据利用者的需要,提供本省范围内各市、县(市、区)国家综合档案馆保存的以民生档案为重点的档案跨馆查档服务。

本馆将根据利用者申请的查档内容,审查利用者身份、查档手续的真实性,及时与相关档案馆联系,转递查档申请和相关材料。

第十七条  本馆收到查档反馈后将及时联系利用者,交付档案复制件或档案证明,并办理有关交接手续。如未查到相关档案或不能提供档案利用,及时向利用者回复、解释。

第十八条  本办法由浙江省档案馆档案保管利用处负责解释。

第十九条  本办法自局长办公会议讨论通过之日起执行。


PD-icon.svg 本作品来自中华人民共和国行政规范性文件,依据《中华人民共和国著作权法》第五条,不适用于该法,所以属于公有领域 Flag of the People's Republic of China.svg