河南省教育厅关于进一步加强普通高等学校学生学籍管理工作的通知

河南省教育厅关于进一步加强普通高等学校学生学籍管理工作的通知
教学〔2011〕674号
2011年8月30日

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各普通高等学校、研究生培养单位：

为落实全省教育工作会议、《河南省中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）》精神，进一步贯彻《普通高等学校学生管理规定》（教育部第21号令），完善措施，规范程序，明确要求，切实做好普通高等学校学生学籍管理工作，现就有关事项通知如下：

一、认真做好新生入学资格复查和学籍电子注册工作

各普通高校和研究生培养单位（以下简称“各高校”）要高度重视，加强领导，健全组织，完善措施，相关部门密切配合，在新生报到入学时，继续通过信息核对、照片复查、文化科目复试等方式，依据把省级招生部门提供的普通高招新生录取电子档案照片、录取通知书、准考证、身份证、纸质档案照片和考生本人“六对照”的要求，按照把“新生录取电子档案照片”张贴在学生宿舍房间和班级固定教室的规定，对当年录取的新生和预科阶段培养期满进入本校学习的学生入学资格进行认真复查。要严格工作程序，明确职责，责任到人。要建立新生入学资格复查材料备案制度，妥善保存复查记录（包括有复查人签字的所有纸质资料等），以备随时查阅。通过复查，坚决取消弄虚作假骗取报名资格、以违规手段骗取高考加分资格、在招生考试和体检中作弊、冒名顶替入学等舞弊考生的入学资格。复查合格的新生，取得学籍，研究生新生和本科新生电子学籍于10月25日前、专科新生电子学籍于11月20日前在“中国高等教育学生信息网”（http://xjxl.chsi.com.cn/）上注册完毕，供学生和学校查询。要坚决杜绝不核实学生实际情况就注册学籍的做法。

二、切实做好学生学年电子注册工作

各高校要严格按照《河南省教育厅转发教育部高校学生司关于普通高等学校学生学年电子注册的通知》（教学〔2008〕688号）精神，于10月25日前将在校生新学年学籍、上一学年学籍变动及奖惩等情况进行电子标注。要强化监督措施，组织专门人员进行复核监督，既不能把没有列入国家招生计划、未经省级招生部门录取的“学生”上报进行学年电子注册，也不能把列入国家招生计划、经省级招生部门录取的学生遗漏，按时、保质、保量地完成学生学年电子注册工作，确保在校生学籍状态客观、真实、准确无误。

三、规范转专业管理工作

学生一般应当在原录取专业完成学业。如因身体健康、特殊困难、专业特长等原因，确需转专业的，可以按学校的规定申请转专业。学生转专业由所在学校批准。为了体现教育和社会公平，有下列情况之一的，不得转专业：

（1）未取得学籍的；

（2）跨学历层次的；

（3）跨录取批次的；

（4）跨科类的；

（5）通过普通“专升本”考试升入本科、对口招生升入专科或本科，录取时被确定为国防生和定向、委托培养的；

（6）五年一贯制、三二分段制学生转入非五年一贯制、三二分段制所对应专业的。

各高校要根据国家和上述要求，制定本校的学生转专业规定，规范工作程序，做到公开、公平、公正，并在一定范围内公示后，方可办理转专业手续。

四、加强对在校生转学的管理

学生一般应当在被录取学校完成学业。未经批准，各高校一律不得以任何名义接收未办理转学手续、无本校正式学籍的学生到学校就读。如患病或者确有特殊困难无法在本校学习的，可以申请转学，高校不得以转学名义收取学生额外费用。学生有下列情形之一的，不得转学：

（1）入学未满一学期的；

（2）未在原录取学校取得学籍的；

（3）跨学历层次的；

（4）跨录取批次和艺术专业本科B段转为艺术专业本科A段的；

（5）跨科类的；

（6）通过普通“专升本”考试升入本科、对口招生升入专科或本科，录取时被确定为保送生、国防生、定向、委托培养、三二分段制或五年一贯制的；

（7）预科生转至不具备预科生录取资格高校的；

（8）毕业年级的；

（9）应予退学的；

（10）其他无正当理由的。

学生申请转学且符合转学条件的，按下述要求办理：

（一）办理时间

原则上从当年的11月20日开始，至次年的1月10日结束。

（二）省内转学办理程序

1、省内申请转学且符合转学条件的学生，经拟转出、转入学校审核同意后，由拟转出、转入学校的学籍管理部门于当年的11月20日至11月30日通过“河南省学籍学历异动管理系统网（http://zx.hasi.haedu.gov.cn）”提交转学学生信息。

2、网上转学信息提交后，转出学校学籍专办员于当年11月20日至12月10日，持学校正式报告（红头文件）并加盖学校印章，内容包括审核情况、研究意见、同意转出学生名单，并对转出学生无冒名顶替等作弊行为作出承诺等，同时提交所有转出学生的转学理由证明材料（原件和1份复印件）、学年学费缴费发票（原件和1份复印件）及在原录取学校学习成绩证明等，按照《河南省普通高等学校转学学生材料》（见附件1）的要求认真填写、装订，由学校主管领导、部门负责人和学籍专办员审核、签字、盖章后，按研究生、本科、专科分别归类、上报。

3、转出学校报送转学纸质材料后，由省教育厅进行复核，并报教育部备案后，打印《河南省普通高等学校学生转学备案表》（以下简称《备案表》，一式3份）。《备案表》打印后，直接寄至转出学校学籍管理部门，转出学校收到《备案表》后5个工作日内签署意见并加盖学校或学籍管理部门印章，再寄往转入学校学籍管理部门；转入学校收到《备案表》后5个工作日内签署意见并加盖学校或学籍管理部门印章，寄到省教育厅备案。省教育厅收到后5个工作日内办理完毕，并把《备案表》分别寄往转入、转出学校。

（三）跨省转学办理程序

从我省高校转出的，由转出学校学籍专办员携带学校同意转出的正式报告（红头文件）、转学理由证明材料（原件和1份复印件）、学生的学年学费缴费发票（原件和1份复印件）、录取审批表复印件（加盖学校或学籍管理部门印章）及转入院校同意办理转学手续的函件，按研究生、本科、专科分别到省教育厅学生处领取《河南省普通高等学校学生跨省转学备案表》（一式4份），依据先转出、后转入的程序办理相关手续。

转入我省高校的，经转出学校、转入学校、转出学校所在地省级教育行政部门同意后，由转入学校携带跨省转学备案表和学生高考录取审批表复印件（加盖转出学校或学籍管理部门印章）到省教育厅学生处办理审核备案手续。

五、严格在校生学籍信息变更工作

新生入学经学校复查合格并注册后，学籍信息（主要包括姓名、性别、民族、身份证号码等）原则上不予变更。因特殊原因需变更在校生学籍信息的，按以下两种情况处理：

（一）信息纠错

在中招和高招报名信息采集时，因考生学籍信息填写或采集错误，未及时更正，使用错误信息参加中招或高招考试，报到入学后申请变更者，本着“谁出错、谁纠错”的原则，由学生提出更改申请，再按规定和程序进行纠错，更改教育部当年招生录取库。我厅以更改后的录取库对在校生学籍信息进行变更。

（二）信息更改

因错号、重号等，不存在冒名顶替等舞弊现象，不涉及出生年月日变更，经公安机关户籍管理部门确认需要进行更改的，可以更改在校生学籍信息。涉及出生年月日变更的，由在校生本人申请，按规定和要求更改教育部录取库，我厅以教育部学籍管理平台备案的录取库予以确认。更改在校生信息按下述要求办理：

1、办理时间

原则上于每年的9月、10月办理。

2、所需材料

更改在校生学籍信息的，需提供以下证明材料：

（1）户籍所在地公安户籍管理部门出具的公民户籍信息更改证明（注明申请更改信息的时间、原因或理由，本人照片及发函单位固定联系方式等，加盖户籍专用章、户籍民警专用章）。

（2）更改信息前后的身份证和户口本原件及复印件各一份（如更改姓名应在户口本曾用名一栏注明原姓名）。身份证原件丢失的，应提供户籍所在地公安部门出具的户籍证明（户籍证明要有被更改人照片并加盖户籍专用章和户籍民警专用章）。

（3）学生高考电子档案照片打印件（加盖学校学籍管理部门公章，附电子版）一份。

3、办理程序

学生本人向所在院（系）提出申请后，由学生所在的院（系）、学校学籍管理部门依次把关，对照有关档案材料，审查学生的申请理由是否正当，材料是否详实，进一步审查学生的入学资格。经学校审查确认无误后，依照《河南省普通高等学校学生学籍信息更改申请表》（见附件2）的要求，按研究生、本科、专科分别整理后，报省教育厅审核备案。

4、其他不予更改的情况

（1）在校生第一学年和最后一个学期提出变更学籍信息的；

（2）学生提出申请，但未能提供有效证明材料的；

（3）学历证书已发放，非因工作失误要求变更学历信息的。

六、简化其他学籍管理备案工作

在中国高等教育学生信息网学籍管理平台上，休学、复学等学籍异动不需省级教育行政部门确认，今后不再上报省教育厅备案，学校要按照相关规定做好校内备案工作。因退学、开除学籍等变动学籍的，学校要按照《河南省普通高等学校学生学籍异动备案表》（见附件3）的要求，携带相关材料，在作出决定后15个工作日内，报省教育厅备案。

七、加强对学籍管理工作的监督管理

各高校要高度重视，根据国家和省有关政策规定，进一步完善本校学籍管理规定、程序、要求和办法，全面做好相关工作。要高度重视学籍信息安全管理工作，明确本校学籍信息管理平台工作人员的职责、权限、工作流程和信息安全防范措施等，确保学籍学历信息安全。要继续按照《河南省教育厅转发教育部高校学生司关于核实普通高等学校重名重身份证号在校生学籍的通知》（教学〔2009〕561号）精神，对出现在重名重身份证号名单里的学生认真进行复核，对可能属于冒名顶替的“学生”做进一步复查，坚决杜绝冒名顶替现象。要坚持学籍专办员制度，所有学籍具体手续由学校学籍专办员负责办理，不受理非学籍专办员的学籍手续。要坚持原则，严肃纪律，加强监督，强化服务，不断提高学籍管理工作质量和水平。对不按照规定时间和要求报送有关材料，影响全省工作进程的，将予以通报批评；对在学籍管理工作中责任心不强、工作不到位、造成严重影响和重大失误的高校，要追究有关人员的责任；违反国家法律法规的，将严肃追究其法律责任。

附件：1.河南省普通高等学校转学学生材料

2.河南省普通高等学校学生学籍信息更改申请表

3.河南省普通高等学校学生学籍异动备案表

二○一一年八月三十日

主题词：高等教育 学籍管理 通知

河南省教育厅办公室 2011年8月30日印发

附件1

序号

河南省普通高等学校转学学生材料

一.转学学生基本情况

学生姓名： 考生号

身份证号： 录取层次

转出学校名称： 录取专业 录取批次

转入学校名称： 转入专业 转入批次

二.学校初审意见

高校学籍部门经办人审核意见： 签字

高校学籍部门负责人意见： 签字

高校主管领导意见： 签字 学校公章

三.省教育厅审核意见

教育厅学生处经办人审核意见： 签字

教育厅学生处主管处长意见： 签字

教育厅学生处处长意见： 签字 公章

转学材料装订顺序：1.河南省普通高等学校转学学生材料；2.转学理由证明材料复印件；3.收费发票复印件；4.在校成绩证明。

附件2

河南省普通高等学校学生学籍信息更改申请表

序号	考生号	姓 名	身份证号		申请更改项目
					更改前	更改后
学 校 意 见	经办人签字： 部门负责人签字： 学校主管领导签字： （盖章） 年 月 日		省 教 育 行 政 部 门 意 见	经办人签字： 主管处长签字： 处长签字： （盖章） 年 月 日

注：本表一式两联，省教育行政部门、学校各存一联。

附件3

河南省普通高等学校学生学籍异动备案表

序号	考 生 号	姓 名	异动形式		异动原因	备 注
学 校 意 见	经办人签字： 部门负责人签字： 学校主管领导签字： （盖章） 年 月 日			省 教 育 行 政 部 门 意 见	经办人签字： 主管处长签字： 处长签字： （盖章） 年 月 日

注：1.异动形式包括退学、开除学籍等。

2.办理异动备案时，请携带学校的处理决定（正式文件）及相关材料。

3.本表一式两联，省教育行政部门、学校各存一联。