普通高等學校檔案管理辦法

本文件已於2008年9月1日被高等學校檔案管理辦法廢止。

普通高等學校檔案管理辦法
1989年10月10日

1989年10月10日國家教育委員會令第6號發布

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第一章 總　則

　　第一條　為了加強高等學校的檔案工作，提高檔案管理水平，充分發揮檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》制訂本辦法。

　　第二條　本辦法所稱的高等學校檔案（以下簡稱高校檔案），是指高等學校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

　　第三條　高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一。各高等學校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理。

第二章　領導體制和機構設置

　　第四條　高校檔案工作由各級教育行政管理部門和有關業務主管部門領導，同時接受國家各級檔案行政管理部門的指導、監督與檢查。

　　第五條　各高等學校應在校（院）長統一領導下做好檔案工作，確定一名校（院）長分管，並根據學校的實際情況，建立綜合檔案室或檔案館。

　　綜合檔案室的建制應按學校規模確定。凡全日制在校生規模3000人以上為副處級，3000人以下為正科級，由校（院）長辦公室領導。

　　檔案館為系處級建制，由校（院）長直接領導。

　　高等學校設立檔案館須經主管部門批准，並報所在地檔案行政管理部門備案。應具備以下條件：

　　（一）建校歷史悠久，一般應在50年以上；

　　（二）學校規模大，全日制在校生規模為5000人以上；

　　（三）已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300米）以上；

　　（四）具備符合要求的檔案庫房和管理設備。

　　第六條　高等學校檔案館屬事業單位檔案館。它既是學校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業機構。

　　第七條　高校檔案部門的基本任務如下：

　　（一）貫徹執行國家關於檔案工作的法令、政策和規定，規劃全校檔案工作；

　　（二）制訂本校關於檔案工作的規章制度，並負責監督、指導和檢查執行情況；

　　（三）負責接收（徵集）、整理、分類、鑑定、統計、保管全校的各類檔案及有關資料；

　　（四）開展檔案的開放或利用工作；

　　（五）負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發檔案信息資源；

　　（六）參加檔案信息工作的整體化建設，開展多方面協作，進行檔案信息交流；

　　（七）負責對全校檔案工作人員的業務培訓；

　　（八）開展檔案宣傳工作和利用者教育活動；

　　（九）開展檔案學術研究和交流活動。

　　第八條　對於某些需特殊條件保管或利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可根據實際需要設立分室管理。分室是檔案部門的分支機構，受檔案部門和業務主管部門雙重領導。

　　高校附屬單位（如附屬醫院、校辦工廠等）的檔案工作受學校檔案部門和附屬單位雙重領導。其檔案機構的設立和檔案管理、移交等，由學校根據實際需要自行確定。

　　第九條　高等學校各部、處、院、系、所等部門，必須有一名負責人分工主管該部門的檔案工作，並視情況配備一至二名專（兼）職人員，負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。

第三章　高校檔案工作人員

　　第十條　高校檔案工作人員必須堅持四項基本原則，認真執行黨和國家的方針政策，熱愛檔案事業，忠於職守、遵守紀律，具備檔案業務知識和一定的科學文化知識。

　　第十一條　高等學校檔案館設館長一名，並視需要設副館長一至二名。綜合檔案室設主任一名（可由校長辦公室副主任兼任），副主任一名。

　　館長、副館長、綜合檔案室主任人選由認真執行黨的方針政策、熱心檔案事業、有館員（或相當館員）以上專業技術職務，有組織管理能力，身體健康的人員擔任。

　　第十二條　高校檔案工作人員列入學校事業編制，其編制人數由學校根據本校規模及館藏檔案數量等實際情況確定。

　　第十三條　高校檔案工作人員（包括檔案部門和各部門中的專職檔案工作人員以及以做檔案工作為主的兼職人員）屬檔案專業技術人員，按《檔案專業人員職務試行條例》（職改字〔1986〕第39號），實行專業技術職務聘任制。

第四章　經費、庫房和設備

　　第十四條　高校檔案工作所需經費，應單獨立項，列入學校預算，統籌解決。學校各職能部門應對用於保存本部門歸檔文件所需的檔案裝具等設備，在其經費中給予支持。

　　第十五條　高等學校必須為檔案部門提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房。存放聲像等特殊載體檔案，應設有專門庫房並配置恆溫、恆濕設施。

　　凡設置檔案館的高校，應充分考慮學校的發展規模，館藏檔案的增加數量，適應現代化管理的需要，合理安排檔案館庫房建設。有條件的學校可單獨建設館庫，檔案庫房建設要符合《檔案館建築設計規範》的要求。

　　第十六條　高等學校應有計劃地為檔案部門配置複印、錄音、照相、錄像等設備，逐步實現電子計算機管理與檔案縮微化。

第五章　文件材料的歸檔、移交和接收工作

　　第十七條　高等學校應建立和完善歸檔制度，並納入教學、科研和管理人員的職責範圍內，做到每項重要的教學、科研、黨政管理等工作，都有完整、準確、系統的文件材料歸檔保存。

　　第十八條　高等學校應做到各項工作與檔案工作實行「四同步」管理，即布置、檢查、總結、驗收各項工作時，要同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

　　第十九條　高等學校對科研成果、產品規劃與試製、基建工程等進行鑑定、驗收時必須有檔案部門的人員參加。有關業務主管部門應會同檔案部門對應歸檔的文件材料加以審查，簽署意見。沒有完整、準確、系統的文件材料的項目，不予驗收，不予上報成果。

　　第二十條　高等學校實行文件材料形成部門、課題組立卷的制度。一般由立卷人按文件材料的自然形成規律，加以系統整理組卷，編排頁號或件號，填寫卷內目錄，交本部門檔案工作人員檢查、裝訂後向學校檔案部門移交。檔案部門應派人指導立卷工作。

　　第二十一條　高等學校文件材料的歸檔範圍：

　　（一）黨政管理類

　　主要包括高等學校黨委、行政、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄；各黨政部門的工作計劃、總結；上級機關與本校關於人事管理、行政管理、黨務管理的文件材料。

　　（二）教學類

　　主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。按國家教委、國家檔案局發布的《高等學校教學文件材料歸檔範圍》（（87）教辦字016號）執行。

　　（三）科研類

　　按國家科委、國家檔案局發布的《科學技術研究檔案管理暫行規定》（國檔發〔1987〕6號）執行。

　　（四）基本建設類

　　按國家檔案局、國家計委發布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》（國檔發〔1988〕4號）執行。

　　（五）儀器設備類 　　主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備（價值在5萬元以上）的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。

　　（六）產品生產類 　　主要包括學校自行研製、試製產品的文件材料及在生產過程中形成的文件材料、樣品或樣品照片、錄像等。

　　（七）出版物類 　　主要包括學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。

　　（八）外事類 　　主要包括學校有關人員出席國際學術會議（含在國內舉辦的）、出國考察、講學、合作研究、進修及學校聘請的外籍、港澳專家與教師在教學、科研及其他有關活動中形成的文件材料；授予中、外學者、著名社會活動家名譽職務的有關材料等。

　　（九）財會類 　　按財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》（財預字（84）第85號）執行。　　　　

　　以上各類係指歸檔範圍。歸檔的文件材料包括紙質、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。

　　第二十二條　歸檔的文件材料應質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規範和標準的要求。

　　第二十三條　歸檔時間應按以下要求：

　　（一）學校各黨政部門和能按年度歸檔的部門，應在次年6月底前歸檔；

　　（二）各教學部門和能按學年度歸檔的部門，應在次學年度寒假前歸檔；

　　（三）科研、基建等部門，應在項目完成後兩個月內歸檔。

　　第二十四條　凡由本校與其他單位分工協作完成的項目，由主辦單位保存一整套檔案，協作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本以外，應將複製件送交主辦單位保存。

　　第二十五條　高校檔案原則上由各校檔案部門永久保管。在國家需要時，或學校所存部分檔案列入有關國家檔案館接收範圍時，應向有關國家檔案館提供所需部分檔案原件或複製件。

　　對因學校分立或合併，其分設或合併前的檔案，應本着集中保管、方便利用的原則，經協議由一校或合併後的學校檔案部門統一保存。有關學校在利用這部分檔案時，應予優先照顧，並提供方便。

　　第二十六條　高等學校中的個人在其從事教學、科研、黨政管理等職務活動中形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規定向本校檔案部門移交，集中管理，任何個人不得據為己有。

　　對於個人在其非職務活動中形成的重要文件材料，高校檔案部門可通過徵集、代管等多種形式進行管理。對個人向本校檔案部門捐贈檔案的，學校應予以獎勵。

　　第二十七條　高校檔案部門要注意向國內外徵集與本校有關的各種檔案和資料。

第六章　檔　案　管　理

　　第二十八條　高校檔案部門要對檔案進行分類、編號和排列。

　　高校檔案的分類方法另行規定。

　　第二十九條　高校檔案部門應對保管期限已滿的檔案進行鑑定。對已失去保存價值的檔案，應在徵得有關部門同意，並造冊報經校領導批准後，予以銷毀。未經鑑定和批准，不得銷毀任何檔案。

　　第三十條　高校檔案部門應指定專人負責進行下列統計工作：

　　（一）對檔案的收進和移出、全宗和案卷數量、檔案的利用等情況進行統計；

　　（二）按照有關規定，向所在地檔案行政管理部門和上級主管部門報送檔案工作基本情況統計報表。

　　第三十一條　檔案庫房的技術管理工作，應有專人負責，建立和健全有關規章制度。

　　第三十二條　高校檔案部門應研究和改進檔案保護技術。對已破損和字跡褪色的檔案，應及時修復或複製。

　　第三十三條　高校檔案部門應對所存檔案和資料的保管情況定期進行檢查，遇有特殊情況，應立即向校領導報告，及時處理。

第七章　檔案的利用與開放

　　第三十四條　高校檔案館應按照規定向全校和社會開放檔案。

　　高校檔案館開放檔案，應遵循下列規定：

　　（一）凡持有合法證明的單位或個人，在說明利用檔案的目的和範圍後，均可查閱利用屬開放範圍的檔案，並可以摘錄或複製；

　　（二）利用者要求複製檔案，一般由檔案館負責辦理，並按規定合理收費；

　　（三）港澳和台灣同胞、海外華僑要求利用檔案，須經有關主管部門介紹；

　　（四）外國機關或個人要求利用檔案，應按國家有關規定辦理；

　　（五）未經學校授權或上級主管機關批准，任何組織或個人無權公布檔案。

　　第三十五條　高校檔案館應設立專門的閱覽室，並提供檔案目錄（屬開放範圍的）、全宗指南、檔案館指南等。

　　第三十六條　館藏檔案屬下列情況之一者不宜開放：

　　（一）涉及黨和國家秘密的；

　　（二）涉及專利或技術秘密的；

　　（三）涉及個人隱私的；

　　（四）檔案形成部門規定限制利用的。

　　第三十七條　對於要求查閱、摘錄、複製屬尚未開放的檔案，須經檔案館長同意；涉及未公開的技術問題須經科研主管部門負責人同意，必要時要報請校領導審查批准。

　　第三十八條　高校綜合檔案室所保存的檔案，主要供本校利用。如其他單位或個人需查閱時，應持介紹信，經綜合檔案室主任或校（院）長辦公室主任同意後，方可查閱。如需利用的檔案涉及重大問題或黨和國家秘密，須經校領導批准。

　　第三十九條　高校檔案部門必須編制必要的檢索工具。著錄標準按國家標準3792．5～85《檔案著錄規則》執行。

　　第四十條　高校檔案部門應積極開展檔案的編研工作。出版和公布檔案，須經檔案形成部門同意，並報請校領導批准。

　　第四十一條　對於重要的、珍貴的檔案和資料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，須經檔案部門領導批准。

　　第四十二條　高校檔案部門應採取多種形式，如舉辦檔案展覽、陳列等，積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校，應在高年級開設有關檔案管理的選修課。

第八章　考核、獎勵與處罰

　　第四十三條　高校檔案部門應建立檢查、考核和評估制度，明確崗位職責。對優秀的工作人員和突出的服務成果、研究成果給予獎勵。

　　第四十四條　對於違反《中華人民共和國檔案法》的行為，應按照《中華人民共和國檔案法實施辦法》規定的程序和處理方法予以處罰，並按有關規定建立備案制度。

第九章　附　則

　　第四十五條　本辦法適用於普通高等學校。其他高等學校可參照執行。

　　第四十六條　高等學校根據本辦法可制訂實施細則。

　　第四十七條　本辦法由國家教育委員會負責解釋。

　　第四十八條　本辦法自發布之日起施行。原教育部所發的《高等學校科學技術檔案工作辦法》〔（82）教辦字254號〕、《關於高等學校文書檔案保管期限的規定》〔（84）教辦字210號〕同時廢止。