湖北省普通高等教育學籍電子註冊關鍵信息變更工作細則（試行）

湖北省普通高等教育學籍電子註冊關鍵信息變更工作細則（試行）
2012年12月19日

湖北省普通高等教育學籍電子註冊關鍵信息變更工作細則（試行）

2012 年 12 月 19 日

第一條 為進一步規範湖北省普通高等學校在校生學籍信息變更工作，根據教育部《普通高等學校新生學籍電子 註冊暫行辦法》、《關於加強普通高等教育學生學籍電子註冊工作的通知》的要求，結合我省實際，制定本工作細則。

第二條 本工作細則所指的學籍電子註冊關鍵信息，是指在教育部學籍學歷信息管理平台（以下簡稱平台）註冊的 我省普通高等教育在校生（含研究生）學籍數據庫中的姓名、性別、民族、出生日期、身份證件號碼五項內容。

第三條 學籍電子註冊信息是在校生學年電子註冊、畢業生學歷證書電子註冊的重要審核依據，註冊後原則上不進 行關鍵信息變更。

第四條 有以下情況之一的，原則上不予變更相應的學籍關鍵信息：

1．學生在校期間無正當理由變更了戶籍登記的出生日期的。

2．學生在校期間無正當理由同時或先後變更了戶籍登記的姓名和身份證號兩項的。

3．普通專升本學生在校期間無正當理由變更了戶籍登記的姓名、性別、民族、出生日期、身份證件號碼中任意一項內容的。

4．以有效軍人證件報考入學並以報考時的證件號碼註冊學籍，申請變更為居民身份證號的。

5．享受了少數民族學生入學考試加分等優惠政策，申請從少數民族更改為漢族的。

6．學生在校期間註銷中國大陸戶籍，申請變更為其他國家或地區居民身份證件號碼的。

7．港澳台及華僑在校生申請變更為內地居民身份證號碼的。

8．學生畢業以後，變更了戶籍登記的姓名、性別、民族、出生日期、身份證件號碼中任意一項的。

9．其他有違公平公正原則的。

第五條 辦理流程

1．由於錄取信息錯誤導致學籍信息錯誤的，學生須先向生源地省級招考部門申請變更平台中的錄取信息，並獲得由生源地省級招考部門出具的同意變更的證明。該證明應由生源地省級招考部門送達高校。

2．學生向高校或研究生培養單位（以下簡稱高校）學籍管理部門提出學籍信息變更申請，填寫《在校生學籍信息變更申請表》（附表 1），按照高校的要求提交證明材料。

3．高校認真核實學生變更的事實和提供的材料，比照招生錄取和入學資格複查的要求對學生進行嚴格核查，根據核查情況填寫《在校生學籍信息變更申請表》。

4．高校經核查認為屬實的，由高校向我廳報送變更申請。

5．我廳經審核認為可以變更的，由我廳報送教育部備案變更。不符合變更條件的，告知高校不予受理，並退還高校的申請和材料。

第六條 申請變更的學生須提供的材料

1．《在校生學籍信息變更申請表》。表中須填寫學生個人基本信息、變更的項目和內容、變更理由，詳細列出證明材料目錄，由學生本人簽名。

2．第二代居民身份證原件。

3．屬於錄取信息錯誤的，還須提供生源地省級招考部門同意變更的證明原件。本專科生的證明格式見附表 2，研 究生的證明格式見附表 3。如生源地省級招考部門有專門規定的格式，以生源地省級招考部門規定的格式為準。證明應署生源地省級招考部門經辦人姓名、部門名稱並加蓋公章，留辦公聯繫電話。

4．在校期間戶籍姓名變更的，還須提供戶口薄、集體戶口底頁或者公安派出所出具的姓名變更證明三者中任意 一項原件。變更證明、戶口薄或戶口底頁中應當載明變更時間、變更前後的內容，變更記載應當加蓋公安派出所戶口專用章。

5．在校期間戶籍姓氏變更的，如果戶籍變更時學生未滿 18 周歲，還須提供由其法定監護人親筆簽名的同意變更書面意見原件。

6．在校期間戶籍身份證號碼或出生日期變更的，還須提供《公民身份號碼更正證明》原件。記載有變更情況的戶 口薄或集體戶口底頁，也應當提供。按照公安部文件規定，該證明應當署縣級公安機關名稱並蓋戶口專用章，留出具證明的縣級公安機關聯繫電話，載明變更的原因、時間、變更前後的號碼。

7．在校期間戶籍民族變更的，還須提供地市級民族事務管理部門和地市級公安機關出具的變更證明原件。記載有變更情況的戶口薄或集體戶口底頁，也應當提供。證明中應當載明變更的原因、變更前後的內容、變更時間、出具證明單位的辦公聯繫電話。

8．在校期間戶籍性別信息變更的，還須提供縣級公安機關出具的變更證明原件。記載有變更情況的戶口薄或集體戶口底頁，也應當提供。證明中應當載明變更的原因、變更前後的內容、變更時間、出具證明單位的辦公聯繫電話。

9．高校要求提供的其他材料。

第七條 高校的職責

1．各高校是負責學籍電子註冊信息準確性、真實性的第一責任人。各高校要按照國家和我省有關學籍管理規定，建立健全新生入學資格複查工作責任制、學籍變更核查工作責任制、責任追究制和投訴處理機制，按照「誰核查，誰負責」、「誰報送、誰負責」的原則，落實逐級核查、逐級上報、逐級負責的制度，確保學籍信息變更工作事實真實、證據充分、程序到位。凡弄虛作假或者審核把關不嚴的，不予變更相應的學籍信息，追究當事人和高校領導行政責任；造成嚴重後果的，追究有關人員的法律責任。

2．各高校要注意保護學生個人隱私，不得將相關資料和信息泄露給與學生管理工作無關的其他單位或個人。

3．高校學籍管理部門負責打印《在校生學籍信息變更申請表》，指導學生和校內相關部門進行填寫。表格中的錄取照片由高校學籍管理部門根據平台錄取數據提供，如果平台沒有錄取電子照片，研究生錄取電子照片由高校研究生招生部門依據研究生入學考試報名確認現場採集的電子照片提供，本專科生錄取電子照片由高校招生部門依據生源地省級招考部門提供的招錄電子檔案提供。學生在校期間照片由高校學籍管理部門現場採集或者根據實際管理情況指定一個校內部門提供。學生的二代身份證照片由高校學籍管理部門用身份證閱讀器提取。表中的三張照片應分別由提供照片的學校部門騎縫加蓋部門公章。

4．學生所在院系負責核對學生的錄取照片、在校照片及學生本人是否一致，提出是否同意變更的明確意見，由審核人和部門負責人簽字並蓋部門公章。

5．高校招生部門負責核查學生信息變更是否涉及高考或研究生入學考試加分項目，是否影響加分資格，變更後學 生是否仍然符合當年的錄取條件，並提出明確意見，由審核人和部門負責人簽字並蓋部門公章。如果高校招生部門負責入學資格複查，還應當核對學生的錄取照片、在校照片及學生本人是否一致，提出是否同意變更的明確意見，否則須在 核查意見中明確表述招生部門不負責入學資格複查。

6．學生申請變更的事由和證明材料的真實性由學校指定的部門負責核查，必要時學校應當到出具證明的單位或者學生原籍進行實地調查核實。

7．高校學籍管理部門負責再次核對學生的錄取照片、在校照片及學生本人是否一致，根據變更前後信息，在平台錄取數據庫、學籍數據庫和學歷數據庫查詢是否有重身份證號情況，提出是否同意變更的明確意見，由審核人和部門負 責人簽字並蓋部門公章。

8．高校學籍管理部門負責留存所有向我廳報送的信息修改申請材料，包括學生提供的證明材料、高校的核實記錄等，並按照檔案管理要求進行歸檔備查。不能留存原件的，須留存複印件，複印件由高校經辦人簽署「由原件複印，原件已核」字樣並簽名，蓋經辦部門公章。

9．高校要保障學籍管理部門有足夠的、專門的辦公設施、場地和經費。必須為學籍管理部門配備第二代居民身份證閱讀器。要配備打印機、傳真機、掃描儀、複印機或者多功能一體機，保證電話、網絡暢通，辦公電腦專人專用，定期更新硬件配置，配備刻錄機、正版操作系統和正版辦公軟件，必須配備正版殺毒軟件和網絡防火牆。

第八條 高校須提供的材料

1．高校向我廳申請變更學籍信息的正式公文。公文須編高校正式文號，署簽發校領導姓名。公文中要逐個學生逐項說明變更的詳細情況和理由，明確是否發現有重名重號、冒名頂替的情況，明確學校是否同意變更的意見。學校對學生的變更理由和證明材料真實性的核查記錄及結論應形成書面記錄，註明核查時間，由具體核查經辦人和部門負責人簽字，蓋部門公章，作為附件報送。

2．《高等學校在校生信息修改申請表》。由高校學籍管理部門在平台生成並下載打印，由經辦人、部門負責人、分管校領導簽名，蓋學校公章。

3．《在校生學籍信息變更申請表》。每個學生一份。

4．學生提供的材料原件和複印件。

學生提供的材料原件，高校應當報送我廳留存。高校或學生需留存原件的，由高校提供複印件，複印件由高校經辦人簽署「由原件複印，原件已核」並簽名，蓋經辦部門公章，我廳和高校各留存一份。

學生個人的身份證件、家庭戶口簿、集體戶口底頁由高校查驗原件後當場退還學生。第二代居民身份證應使用二代證讀卡器進行查驗。身份證正反面應複印在同一頁。戶口簿複印件應複印戶口簿所有的登記記載頁。

5．高校認為應當提供的其他材料。

第九條 我廳只受理由學生學籍所在高校報送的信息變更申請，並由高校指定專門的部門和人員負責辦理。高校 具體辦理部門或人員如有變動，應及時告知我廳。

第十條 我廳每年自新生學籍電子註冊結束時開始接收上一年度新生及之前入學的在校生學籍關鍵信息變更申 請，至畢業學年上學期結束時停止接收應屆畢業生關鍵信息變更申請。具體分配給每個高校的辦理時間根據每年的實際 情況另行安排，一般只在工作日的每周二和周四接收高校的學籍關鍵信息變更申請。

第十一條 我廳自收到高校的申請之日起，15 個工作日內，作出是否予以受理的決定，並告知高校；自受理之日 起，30 個工作日內，報送教育部備案變更。如遇特殊情況導致不能及時報送教育部備案的，可適當延長，具體延長時 間由我廳根據實際情況確定，一般不超過 60 個工作日。

第十二條 成人高等教育學籍關鍵信息變更管理參照本工作細則執行。

第十三條 本工作細則由湖北省教育廳負責解釋，自公布之日起實施。