第3/2023號法律

第3/2023號法律
檔案法
2023年3月13日

《第3/2023號法律》經立法會於2023年2月27日通過本法律，行政長官賀一誠於2023年3月2日發佈本法律，並於2023年3月13日刊登於《澳門特別行政區公報》。

立法會根據《澳門特別行政區基本法》第七十一條（一）項，制定本法律。

第一章 一般規定

第一條
標的

本法律訂定檔案管理的法律制度，確保檔案妥善保存和利用，以發揮檔案的保存價值。

第二條
定義

為適用本法律的規定，下列用語的含義為：

（一）「檔案＂：是指公共或私人實體在進行各類活動而直接形成或接收，對澳門特別行政區具保存價值的一系列文件，包括透過各種文字、圖表、聲像等任何形式和載體展現的紀錄；

（二）「檔案管理＂：是指有系統地對檔案採取一系列管理措施，以進行文件的存檔，以及檔案的評估、保存和處置工作；

（三）「保存價值＂：是指有助於推動澳門特別行政區各類活動，保障法定權益，或促進歷史、文化、學術的研究，以實現公共利益者；

（四）「歷史價值」：是指檔案所記載的內容能反映本澳發展的重要活動及事件，屬保存價值的其中一種體現；

（五）「評估＂：是指對檔案保存價值的判斷。

第三條
適用範圍

一、本法律適用於下列實體的檔案：

（一）公共行政當局的部門及實體，包括行政長官辦公室、政府主要官員辦公室、自治基金及公務法人；

（二）澳門特別行政區的駐外辦事處，但駐在地法另有規定者除外；

（三）立法會及司法機關；

（四）廉政公署及審計署。

二、本法律亦適用於下列實體的檔案：

（一）公共資本企業、行政公益法人及提供公共事業服務的機構；

（二）其他私人實體。

三、為適用本法律的規定，公共部門及實體是指第一款（一）項、（二）項及（四）項所指者。

四、為適用本法律的規定，公共事業服務尤其包括：

（一）供水服務；

（二）供電服務；

（三）管路天然氣及管路液化石油氣的供氣服務；

（四）電訊服務；

（五）空中、陸上及海上集體運輸服務。

五、本法律所定的制度不影響澳門特別行政區保密法例規定的適用。

第四條
一般原則

檔案管理應遵守下列一般原則：

（一）整體規劃原則：檔案所屬實體應考量組織架構、資源、工作流程，以制訂其檔案管理規劃，作為開展檔案管理工作的依據；

（二）集中管理原則：檔案所屬實體應考量其資源，採取適當措施管理檔案，以避免檔案因分散保存和處置而帶來的風險；

（三）檔案完整原則：檔案管理過程中，檔案所屬實體應採取適當措施，確保檔案完整及免受任何損毀，以維護檔案之間的聯繫和可持續使用；

（四）合作原則：公共部門及實體、立法會及司法機關應與文化局互相配合，以確保良好執行並持續完善檔案管理工作；

（五）歷史檔案開放原則：澳門檔案館依法透過適當方式，向公眾開放具歷史價值的檔案。

第五條
檔案類型

一、檔案按所屬實體的性質作下列分類：

（一）公共檔案：屬於公共部門及實體、立法會及司法機關的檔案；

（二）私人檔案：屬於公共資本企業、行政公益法人、提供公共事業服務的機構的檔案及其他私人實體的檔案。

二、公共檔案按檔案所屬實體對檔案的用途作下列分類：

（一）現行檔案：檔案所屬實體常用的檔案；

（二）半現行檔案：檔案已失去常用價值，但對檔案所屬實體的管理工作具有潛在價值；

（三）永久檔案：檔案對其所屬實體的管理工作已失去使用價值，但所記載的事實具歷史、文化、學術或公共利益價值，而應作永久保存。

三、公共檔案按檔案所屬實體的活動性質作下列分類：

（一）一般行政檔案：是指公共部門及實體、立法會及司法機關一般行政活動形成或接收的檔案；

（二）職能檔案：是指公共部門及實體、立法會及司法機關因其專職活動形成或接收的檔案。

第二章 負責實體及專門小組

第六條
負責實體及職責

一、文化局為負責檔案管理事務的實體，並具下列職責：

（一）督促遵守本法律，並向檔案所屬實體提出完善建議；

（二）推動收集具歷史價值的檔案；

（三）收藏具歷史價值的檔案，並對有關檔案採取適當保護措施；

（四）應公共部門及實體、立法會、司法機關、公共資本企業、行政公益法人及提供公共事業服務的機構要求，提供檔案管理方面的技術支援和發表意見；

（五）就涉及具歷史價值的其他私人實體的檔案和文獻的保護發表意見；

（六）經評估後，確定私人檔案的歷史價值。

二、澳門檔案館作為文化局的從屬機構，專責推行上款所指的工作。

第七條
專門小組

一、設立檔案管理的專門小組，負責應文化局要求，就下列事宜發表意見：

（一）一般行政檔案保存期限表；

（二）第九條第二款所指的檔案管理相關的技術標準及指引；

（三）與檔案管理有關的其他事宜。

二、上款所指的專門小組的組成及運作，以公佈於《澳門特別行政區公報》（下稱「《公報》」）的行政長官批示訂定。

第三章 公共檔案

第八條
檔案管理義務

公共部門及實體、立法會及司法機關在檔案管理方面負有下列義務：

（一）妥善保存檔案，避免造成損毀或滅失；

（二）根據其組織架構制定檔案管理計劃；

（三）投放適當資源以確保檔案管理計劃的有效執行；

（四）指定負責檔案管理工作的附屬單位或工作人員；

（五）按下列場所優先順序保存檔案：

（1）轄下檔案室；

（2）其他適合保存檔案的指定場所；

（3）依職能形成或接收檔案的附屬單位；

（六）按照第十三條的規定處置檔案；

（七）對檔案進行第十三條第一款（二）項至（四）項所指的處置前，先向澳門檔案館提交檔案清單。

第九條
檔案管理

一、公共部門及實體、立法會及司法機關應根據第五條第二款所指的用途分類，採取適當的檔案管理措施。

二、為適用上款的規定，以公佈於《公報》的文化局局長批示訂定檔案管理相關的技術標準及指引。

第十條
存檔

一、對具保存價值的一系列文件，應按第五條第三款所指的活動性質分類存檔。

二、對同一類活動相關的文件，不論其形式或載體為何，應遵從同一方式存檔。

第十一條
檔案保存期限表

一、檔案保存期限表包括：

（一）一般行政檔案的檔案保存期限表；

（二）職能檔案的檔案保存期限表。

二、檔案保存期限表的格式，以公佈於《公報》的文化局局長批示訂定。

第十二條
檔案保存期限表的訂定

一、公共部門及實體、立法會及司法機關應訂定檔案保存期限表，以確定檔案的保存期限和處置方式。

二、公共部門及實體的檔案保存期限表的訂定或修改方式如下：

（一）一般行政檔案的檔案保存期限表，由文化局對檔案進行評估並經聽取檔案管理的專門小組的意見後提出建議，以公佈於《公報》的行政長官批示核准；

（二）職能檔案的檔案保存期限表，由相關公共部門及實體對檔案進行評估並經聽取澳門檔案館的意見後提出建議，由所屬的監督或監管實體以公佈於《公報》的批示核准；如屬廉政公署及審計署的檔案保存期限表，則分別由廉政專員及審計長以公佈於《公報》的批示核准。

三、上款（一）項所指的檔案保存期限表，適用於所有公共部門及實體，而上款（二）項所指的檔案保存期限表，則僅適用於相關公共部門及實體。

四、立法會及司法機關對檔案進行評估並經聽取澳門檔案館的意見後，得以立法會執行委員會議決、終審法院院長或檢察長的批示訂定或修改檔案保存期限表。

五、上款所指的檔案保存期限表應以適當方式對外公佈。

第十三條
處置

一、檔案保存期限表應訂明下列處置方式：

（一）自行保管；

（二）移送澳門檔案館；

（三）銷毀；

（四）執行澳門檔案館的決定。

二、公共部門及實體、立法會及司法機關應定期按照檔案保存期限表對檔案作出處置。

第十四條
移送澳門檔案館

上條第一款（二）項所指移送澳門檔案館收藏的檔案應具完整性，且不論檔案的形式或載體為何。

第十五條
銷毀

一、保存期屆滿後的檔案，方可銷毀。

二、不得銷毀檔案保存期限表內已列為永久保存的檔案。

第十六條
執行澳門檔案館的決定

對檔案進行第十三條第一款（四）項所指的執行澳門檔案館的決定前，檔案所屬實體應向澳門檔案館提交檔案清單，並根據澳門檔案館評估後得出的結果，將具歷史價值的檔案收藏於澳門檔案館，或將不具歷史價值的檔案銷毀。

第十七條
特別評估

一、如出現下列情況，公共部門及實體、立法會及司法機關應向澳門檔案館提交有關的檔案清單，以便澳門檔案館進行特別評估，並根據經評估後得出的結果，將具歷史價值的檔案收藏於澳門檔案館，或將不具歷史價值的檔案銷毀：

（一）因不可抗力的原因而導致檔案損壞；

（二）因檔案所屬實體即將撤銷且其職能沒有被其他公共實體接替。

二、為適用上款的規定，檔案所屬實體應於導致不可抗力的原因消滅後的第一個工作日或撤銷之日前至少六十日通知澳門檔案館。

第十八條
不得轉讓和取得時效

不得轉讓公共部門及實體、立法會及司法機關的檔案，亦不得因取得時效而取得有關檔案。

第四章 私人檔案

第一節 公共資本企業、行政公益法人及提供公共事業服務的機構的檔案

第十九條
檔案的保存

一、公共資本企業、行政公益法人及提供公共事業服務的機構具有妥善保存檔案的義務，以確保檔案的完整和安全。

二、為履行上款的規定，公共資本企業、行政公益法人及提供公共事業服務的機構須配合文化局要求提供檔案管理的資料。

第二十條
檔案的收藏

一、如出現下列情況，由文化局經評估後，確定檔案的歷史價值：

（一）應公共資本企業、行政公益法人及提供公共事業服務的機構的要求；

（二）公共資本企業、行政公益法人及提供公共事業服務的機構即將消滅。

二、為適用上款（二）項的規定，檔案所屬實體須於消滅之日前至少六十日通知文化局，並提交檔案清單。

三、經文化局評估，確定檔案的歷史價值後，文化局與公共資本企業、行政公益法人及提供公共事業服務的機構訂立協議，將具歷史價值的檔案收藏於澳門檔案館。

第二節 其他私人實體的檔案

第二十一條
收集

一、文化局應推動收集具歷史價值的私人實體的檔案，經評估確定其歷史價值後，透過接受捐贈或購買等無償或有償方式取得有關檔案。

二、透過上款所指的方式取得的檔案均屬澳門特別行政區所有，並應收藏於澳門檔案館。

第二十二條
優先利用

捐贈者可優先利用其捐贈的檔案，並可對有關檔案中不宜向公眾開放的部分提出限制利用意見。

第三節 表揚

第二十三條
證明書

根據第二十條或第二十一條第一款以捐贈等無償方式將具歷史價值的檔案收藏於澳門檔案館，文化局向私人實體發出證明書，予以表揚。

第五章 館藏檔案的保護和利用

第二十四條
保護

澳門檔案館應採取適當的技術和措施，保護由其收藏且具歷史價值的檔案。

第二十五條
利用方式

一、澳門檔案館整理和著錄館藏的檔案及文獻後，定期公佈開放予公眾查閱的檔案目錄。

二、公眾可查閱、複製及摘錄澳門檔案館已開放的檔案資料，但法律另有規定者除外。

第二十六條
公共檔案的開放

一、澳門檔案館收藏的公共檔案自該檔案最後一份文件形成之日起計二十五年後應向公眾開放。

二、如上款所指的公共檔案內涉及個人資料的文件，符合下列任一情況予以開放：

（一）如所載的個人資料已全部被遮蓋，且不可能被識別；

（二）如個人資料未能全部被遮蓋，且知悉所涉文件有關的當事人死亡日，則自文件內最後死亡的當事人死亡日起計二十五年後開放；

（三）如不知悉上項所指的當事人死亡日，則自檔案內最後一份文件形成之日起計一百年後開放。

第二十七條
私人檔案的利用

收藏於澳門檔案館且所有權屬澳門特別行政區的私人檔案應開放予公眾查閱、複製及摘錄，但另有協議者除外。

第六章 資訊化和轉錄

第二十八條
資訊化

一、公共部門及實體、立法會及司法機關應推動其辦公自動化系統、業務系統等系統與電子檔案管理系統銜接。

二、上款所指的實體在推動其活動資訊化時，應確保其形成的電子檔案具備以下性質：

（一）真實性：電子檔案的內容、邏輯結構和背景與形成時的原始狀況相一致；

（二）完整性：電子檔案的內容、結構和背景資訊齊全且沒有在資訊化的過程中被破壞、變異或丟失；

（三）可用性：以適當方式確保電子檔案可被檢索、呈現和理解；

（四）安全性：電子檔案的管理過程可控、資料存儲可靠，未被破壞和未被不當訪問。

第二十九條
轉錄

一、公共部門及實體、立法會及司法機關的檔案可轉錄於縮微膠卷或電子載體。

二、如檔案轉錄於電子載體，適用上條第二款規定。

三、如檔案轉錄於縮微膠卷，其操作應以能保證如實複製原始檔案所需的技術進行。

四、上款所指的技術應具備以下條件：

（一）使文件的內容能準確顯示；

（二）確保經轉錄後的內容與原始文件的內容具一致性；

（三）轉錄的過程可控和可靠。

五、經轉錄後的原始檔案，應按已公佈的檔案保存期限表的規定進行處置。

第三十條
證明力

一、自縮微膠卷取得的副本和放大本，只要經檔案所屬實體的領導或內部批示指定的工作人員鑑證簽署後，則具有與原件相同的證明力。

二、澳門檔案館收藏的檔案，自原始檔案或縮微膠卷取得的副本和放大本，經澳門檔案館館長鑑證簽署後，具有上款所指的證明力。

三、自電子載體取得的副本所具有的證明力，適用第2/2020號法律《電子政務》中有關電子文件的證明力規定。

第七章 檢查和責任

第三十一條
檢查

一、文化局依照本法律的規定，對公共部門及實體、立法會及司法機關的檔案管理情況進行檢查，尤其是：

（一）檔案室的設施、設備配置及運作情況；

（二）檔案管理計劃落實情況；

（三）文件的存檔及檔案的處置情況。

二、為執行上款的規定，文化局可要求公共部門及實體、立法會及司法機關提供必需的資料。

第三十二條
合作義務

文化局為執行本法律而提出的要求，公共部門及實體、立法會及司法機關有義務提供合作。

第三十三條
《刑法典》規定的犯罪

《刑法典》的規定，適用於對檔案實施的犯罪。

第三十四條
紀律責任

公共部門及實體、立法會和司法機關的領導、主管及工作人員違反第十五條、第十七條、第十八條和下條第二款的規定，且違反其職業上的義務者，須負紀律責任，且不影響倘有的民事及刑事責任。

第八章 過渡及最後規定

第三十五條
過渡規定

一、本法律生效後三年內，公共部門及實體、立法會及司法機關應根據第十二條的規定，訂定或修改檔案保存期限表。

二、在公佈第十二條所指的檔案保存期限表前，不得銷毀檔案，但不影響第三十八條第二款規定的適用。

三、本法律生效前已撤銷且其職能沒有被接替的實體的檔案，由儲存相關檔案的實體向澳門檔案館提供檔案清單，以便經評估後確定檔案的處置方式。

四、本法律生效前，以寄存方式收藏於澳門檔案館的檔案，其方式和效力維持不變。

第三十六條
補充法律

對本法律未有特別規定的事宜，補充適用《行政程序法典》的規定。

第三十七條
更新提述

一、在法律、規章和其他法律上的行為中對「保存期及最終用途」的提述，均視為對本法律所指的「檔案保存期限表」的提述。

二、在法律、規章和其他法律上的行為中對「特定活動和職責範圍內所制定檔案」的提述，均視為對本法律所指的「職能檔案」的提述。

三、在法律、規章和其他法律上的行為中對涉及檔案的「最終用途」的提述，均視為對本法律所指的「處置」的提述。

第三十八條
廢止

一、廢止下列規定，但不影響下款規定的適用：

（一）十月三十一日第73/89/M號法令；

（二）第111/2019號行政命令；

（三）六月九日第101/84/M號訓令；

（四）七月二十八日第139/84/M號訓令；

（五）七月十三日第136/85/M號訓令；

（六）三月二十二日第66/86/M號訓令；

（七）一月十一日第9/88/M號訓令；

（八）五月三十日第94/88/M號訓令；

（九）五月二日第73/89/M號訓令；

（十）九月十日第178/90/M號訓令；

（十一）七月十五日第124/91/M號訓令；

（十二）四月六日第84/92/M號訓令；

（十三）第42/2020號社會文化司司長批示。

二、在第三十五條第一款所指的檔案保存期限表生效前，上款（二）項至（十三）項所指的法規繼續生效。

第三十九條
生效

本法律自公佈後滿一年起生效。

二零二三年二月二十七日通過。

立法會主席 高開賢

二零二三年三月二日簽署。

命令公佈。

行政長官 賀一誠