高等學校檔案管理辦法

高等學校檔案管理辦法
2008年8月20日

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高等學校檔案管理辦法

第27號

　　根據檔案法和有關規定，教育部和國家檔案局制定了《高等學校檔案管理辦法》，現予公布，自2008年9月1日起施行。

教育部部長　　　周　濟
國家檔案局局長　楊冬權
2008年8月20日

高等學校檔案管理辦法

第一章　總則

　　第一條　為規範高等學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，制定本辦法。

　　第二條　本辦法所稱的高等學校檔案(以下簡稱高校檔案)，是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。

　　第三條　高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃。

　　第四條　國務院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區域內高校檔案工作。

　　國家檔案行政部門和省、自治區、直轄市人民政府檔案行政部門在職責範圍內負責對高校檔案工作的業務指導、監督和檢查。

　　第五條　高校檔案工作由高等學校校長領導，其主要職責是：

　　(一)貫徹執行國家關於檔案管理的法律法規和方針政策，批准學校檔案工作規章制度；

　　(二)將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；

　　(三)建立健全與辦學規模相適應的高校檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費；

　　(四)研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。

　　分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。

第二章　機構設置與人員配備

　　第六條　高校檔案機構包括檔案館和綜合檔案室。

　　具備下列條件之一的高等學校應當設立檔案館：

　　(一)建校歷史在50年以上；

　　(二)全日制在校生規模在1萬人以上；

　　(三)已集中保管的檔案、資料在3萬卷(長度300延長米)以上。

　　未設立檔案館的高等學校應當設立綜合檔案室。

　　第七條　高校檔案機構是保存和提供利用學校檔案的專門機構，應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。

　　需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據實際需要設立分室單獨保管。分室是高校檔案機構的分支機構。

　　第八條　高校檔案機構的管理職責是：

　　(一)貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃學校檔案工作；

　　(二)擬訂學校檔案工作規章制度，並負責貫徹落實；

　　(三)負責接收(徵集)、整理、鑑定、統計、保管學校的各類檔案及有關資料；

　　(四)編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源；

　　(五)組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；

　　(六)開展檔案的開放和利用工作；

　　(七)開展學校檔案工作人員的業務培訓；

　　(八)利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能；

　　(九)開展國內外檔案學術研究和交流活動。

　　有條件的高校檔案機構，可以申請創設愛國主義教育基地。

　　第九條　高校檔案館設館長一名，根據需要可以設副館長一至二名。綜合檔案室設主任一名，根據需要可以設副主任一至二名。

　　館長、副館長和綜合檔案室主任(館長和綜合檔案室主任，以下簡稱為高校檔案機構負責人)，應當具備以下條件：

　　(一)熱心檔案事業，具有高級以上專業技術職務任職經歷；

　　(二)有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神；

　　(三)年富力強，身體健康。

　　第十條　高等學校應當為高校檔案機構配備專職檔案工作人員。

　　高校專職檔案工作人員列入學校事業編制。其編制人數由學校根據本校檔案機構的檔案數量和工作任務確定。

　　第十一條　高校檔案工作人員應當遵紀守法，愛崗敬業，忠於職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能。

　　第十二條　高校檔案機構中的專職檔案工作人員，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。

　　第十三條　高等學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，應當按照法律法規的有關規定採取有效的防護措施防止職業中毒事故的發生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，並可以按照有關規定予以補助。

第三章　檔案管理

　　第十四條　高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。

　　第十五條　高等學校應當對紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔範圍是：

　　(一)黨群類：主要包括高等學校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與學校關於黨群管理的文件材料。

　　(二)行政類：主要包括高等學校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要；上級機關與學校關於人事管理、行政管理的材料。

　　(三)學生類：主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。

　　(四)教學類：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局發布的《高等學校教學文件材料歸檔範圍》((87)教辦字016號)的相關規定執行。

　　(五)科研類：按原國家科委、國家檔案局發布的《科學技術研究檔案管理暫行規定》(國檔發〔1987〕6號)執行。

　　(六)基本建設類：按國家檔案局、原國家計委發布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》(國檔發〔1988〕4號)執行。

　　(七)儀器設備類：主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備(價值在10萬元以上)的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。

　　(八)產品生產類：主要包括高等學校在產學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。

　　(九)出版物類：主要包括高等學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。

　　(十)外事類：主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料；學校聘請的境外專家、教師在教學、科研等活動中形成的材料；學校開展校際交流、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳台地區專家、教師、國際學生、港澳台學生等的材料；學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。

　　(十一)財會類：按財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)執行。

　　高等學校可以根據學校實際情況確定歸檔範圍。歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體形式。

　　第十六條　高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。

　　學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，製作卷內目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格後向高校檔案機構移交。

　　第十七條　歸檔的檔案材料應當質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規範和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規範》(GB／T 18894-2002)執行。

　　第十八條　高校檔案材料歸檔時間為：

　　(一)學校各部門應當在次學年6月底前歸檔；

　　(二)各院系等應當在次學年寒假前歸檔；

　　(三)科研類檔案應當在項目完成後兩個月內歸檔，基建類檔案應當在項目完成後三個月內歸檔。

　　第十九條　高校檔案機構應當對檔案進行整理、分類、鑑定和編號。

　　第二十條　高校檔案機構應當按照國家檔案局《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》，確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，經有關部門鑑定並登記造冊報校長批准後，予以銷毀。未經鑑定和批准，不得銷毀任何檔案。

　　第二十一條　高校檔案機構應當採用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者複製。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化，加工成電子檔案保管。

　　第二十二條　高校檔案由高校檔案機構保管。在國家需要時，高等學校應當提供所需的檔案原件或者複製件。

　　第二十三條　高等學校與其他單位分工協作完成的項目，高校檔案機構應當至少保存一整套檔案。協作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本以外，應當將複製件送交高校檔案機構保存。

　　第二十四條　高等學校中的個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有。

　　對於個人在其非職務活動中形成的重要檔案材料，高校檔案機構可以通過徵集、代管等形式進行管理。

　　高校檔案機構對於與學校有關的各種檔案史料的徵集，應當制定專門的制度和辦法。

　　第二十五條　高校檔案機構應當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應當立即向校長報告，及時處理。

　　檔案庫房的技術管理工作，應當建立、健全有關規章制度，由專人負責。

　　第二十六條　高校檔案機構應當認真執行檔案統計年報制度，並按照國家有關規定報送檔案工作基本情況統計報表。

第四章　檔案的利用與公布

　　第二十七條　高校檔案機構應當按照國家有關規定公布檔案。未經高等學校授權，其他任何組織或者個人無權公布學校檔案。

　　屬下列情況之一者，不對外公布：

　　(一)涉及國家秘密的；

　　(二)涉及專利或者技術秘密的；

　　(三)涉及個人隱私的；

　　(四)檔案形成單位規定限制利用的。

　　第二十八條　凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和範圍並履行相關登記手續後，均可以利用已公布的檔案。

　　境外組織或者個人利用檔案的，按照國家有關規定辦理。

　　第二十九條　查閱、摘錄、複製未開放的檔案，應當經檔案機構負責人批准。涉及未公開的技術問題，應當經檔案形成單位或者本人同意，必要時報請校長審查批准。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，應當經學校保密工作部門批准。

　　第三十條　高校檔案機構提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應當經檔案機構負責人批准。

　　加蓋高校檔案機構公章的檔案複製件，與原件具有同等效力。

　　第三十一條　高校檔案開放應當設立專門的閱覽室，並編制必要的檢索工具(著錄標準按《檔案著錄規則》(DA／T18-1999)執行)，提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢系統等，為社會利用檔案創造便利條件。

　　第三十二條　高校檔案機構是學校出具檔案證明的唯一機構。

　　高校檔案機構應當為社會利用檔案創造便利條件，用於公益目的的，不得收取費用；用於個人或者商業目的的，可以按照有關規定合理收取費用。

　　社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，高校檔案機構應當無償和優先提供。

　　第三十三條　寄存在高校檔案機構的檔案，歸寄存者所有。高校檔案機構如果需要向社會提供利用，應當徵得寄存者同意。

　　第三十四條　高校檔案機構應當積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案，應當經檔案形成單位同意，並報請校長批准。

　　第三十五條　高校檔案機構應當採取多種形式(如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網站等)，積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課。

第五章　條件保障

　　第三十六條　高等學校應當將高校檔案工作所需經費列入學校預算，保證檔案工作的需求。

　　第三十七條　高等學校應當為檔案機構提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應檔案事業發展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設標準》(建標103-2008)的要求及時進行改擴建或者新建。

　　存放涉密檔案應當設有專門庫房。

　　存放聲像、電子等特殊載體檔案，應當配置恆溫、恆濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施。

　　第三十八條　高等學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館(室)建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。

第六章　獎勵與處罰

　　第三十九條　高等學校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵：

　　(一)在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；

　　(二)在檔案的保護和現代化管理工作中做出顯著成績的；

　　(三)在檔案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的；

　　(四)將重要的或者珍貴的檔案捐贈給高校檔案機構的；

　　(五)同違反檔案法律法規的行為作鬥爭，表現突出的。

　　第四十條　有下列行為之一的，高等學校應當對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。

　　(一)玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；

　　(二)違反保密規定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；

　　(三)塗改、偽造檔案的；

　　(四)擅自出賣、贈送、交換檔案的；

　　(五)不按規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的；

　　(六)其他違反檔案法律法規的行為。

第七章　附則

　　第四十一條　本辦法適用於各類普通高等學校、成人高等學校。

　　第四十二條　高等學校可以根據本辦法制訂實施細則。

　　高等學校附屬單位(包括附屬醫院、校辦企業等)的檔案管理，由學校根據實際情況自主確定。

　　第四十三條　本辦法自2008年9月1日起施行。國家教育委員會1989年10月10日發布的《普通高等學校檔案管理辦法》(國家教育委員會令第6號)同時廢止。